Imprimer moins mais mieux, scanner plus vite, partager en toute sécurité, signer en réunion sans papier, et fluidifier la téléphonie : l'impression hybride aligne coûts, sécurité et expérience utilisateur. Ce guide donne la méthode, les bons réglages et les équipements adaptés aux PME.
1) Pourquoi passer à l'impression hybride en 2026
- Usages hybrides : plus de scan/partage et de signatures à distance, moins de copies brutes.
- Objectifs : baisser le TCO, renforcer la sécurité & la conformité, réduire l'empreinte carbone, améliorer l'expérience utilisateur.
- Facture électronique : à partir du 1er septembre 2026 (réception pour toutes les entreprises ; émission pour grandes entreprises/ETI), puis 1er septembre 2027 pour l'émission par PME/TPE/micro.
2) Audit express du parc (checklist)
En 2–3 h, cartographiez : volumétrie N&B/couleur, A3/A4 par service, SLA, coûts réels par page, sécurité (badge/PIN, pull printing, chiffrement), profils de numérisation (OCR, GED, ERP/Compta), conformité (RGPD), énergie, salles de réunion et téléphonie IP.
3) Sept leviers d'économies immédiates
3.1 Politiques d'impression intelligentes
Duplex et N&B par défaut (par service), quotas souples, règles couleur ciblées.
3.2 Pull printing (Follow-Me) / badge
Files d'attente personnelles libérées au badge/PIN : moins d'impressions oubliées, moins de réimpressions, meilleure confidentialité.
3.3 Droits & routage par service
Groupes AD/Azure AD, limitation couleur/A3 par rôle, délégation assistante/direction.
3.4 Rationaliser A3/A4
Conservez l'A3 sur les usages critiques (plans, comités) et rapprochez des A4 des équipes pour réduire trajets/attente.
3.5 MPS (Managed Print Services)
Contrats transparents (volumes, pénalités, renouvellement), KPIs mensuels (uptime, incidents, coût/page).
3.6 Workflows de scan modernisés
Profils « une touche » vers GED/ERP/SharePoint/Teams, OCR + nommage automatique.
3.7 Contrats & consommables sous contrôle
Origine vs compatibles de qualité, stock mini, collecte/recyclage, suivi des écarts pages facturées vs pages réelles.
4) Sécurité & conformité sans prise de tête
- Durcissement MFP : mots de passe admin, services inutiles désactivés, firmware à jour, chiffrement & effacement sécurisé du disque.
- Traçabilité : logs par utilisateur, conservation proportionnée.
- Impression sécurisée mobile & invités : portail/QR/badges temporaires.
- Fin de contrat : effacement certifié + attestation.
5) Dématérialisation pragmatique (OCR, GED, ERP)
Profils normalisés (facture, contrat, RH, SAV) → GED/email/SFTP/SharePoint/Teams avec métadonnées. OCR + règles de nommage (CLIENT_N°_DATE_TYPE) pour retrouver en 2 s. Quand un scanner dédié bat le MFP : lots volumineux, ADF rapide, recto/verso en un passage.
6) Salles de réunion : compléter la boucle (écrans & visio)
Présenter, annoter et signer sans papier : écrans 55–86" + barres de visio, distances de lecture/luminosité, micros/HP de salle, compatibilité Teams/Zoom/Meet.
7) Téléphonie IP & flux documentaires
- E-fax / fax-to-mail : réception/émission sans papier.
- Acheminer les documents scannés vers équipes mobiles (commerciaux, techniciens).
- Filtres d'appels, file d'attente et SAV plus réactif.
8) Étude de cas (type PME 50–150 pers.)
Point de départ : 6 MFP A3 centralisés, 2 imprimantes A4 éparses, pas de badge, profils de scan hétérogènes.
Cible : 3 MFP A3 « hub » + 6 A4 proches des équipes + 1 scanner dédié factures.
grâce au pull printing
par redirection intelligente
par parc adapté
9) Ressources & téléchargements
Sources : Ministère de l'Économie, Service-Public, impots.gouv, CNIL, ANSSI.
